El comisionado para las Adquisiones de la ciudad habló con AL DÍA News sobre los servicios que su oficina presta a propietarios de empresas pequeñas que tengan interés en acceder a la contratación pública.

¿Se ha encontrado alguna vez, mientras viaja por la I-95, con obras de construcción justo antes de tomar una salida? Quizás se ha visto en medio de la instalación de tuberías de gas de un proyecto residencial nuevo en plena ciudad. ¿Alguna vez se preguntó cómo se hace el gasto de los dineros públicos de la ciudad? Este tipo de obras y temas tienen algo en común: los contratos para ponerlas en marcha son firmados por el Departamento de Adquisiciones de Filadelfia, o Procurement Department.

Este departamento, ubicado en el edificio de Servicios Municipales, es la central de compra de bienes y servicios para toda la ciudad de Filadelfia. Según Trevor Day, comisionado de dicha entidad, su misión es hacer que el proceso de licitación para que empresarios grandes y pequeños puedan acceder a contratos públicos sea  ágil y transparente.

La importancia de esta oficina es clave; nada más el año pasado, su Dirección de Servicios, y Equipamiento expidió 259 licitaciones que resultaron en 306 contratos firmados por valor superior a los $95 millones. La Dirección de Obras Públicas, por su parte, abrió 152 licitaciones de las que se adjudicaron 103 contratos por un valor de $364 millones.

Solamente tres empresas hispanas contactaron el año pasado a su departamento buscando oportunidades de negocio con la ciudad. En otras palabras, la participación de la comunidad latina en la contratación de servicios es prácticamente inexistente. 

Sin embargo, como él mismo lo reconoce, solamente tres empresas hispanas contactaron el año pasado a su departamento buscando oportunidades de negocio con la ciudad. En otras palabras, la participación de la comunidad latina en la contratación de servicios es prácticamente inexistente. 

Trevor Day comenzó su carrera en la ciudad como responsable informático y analista financiero en el año 2000. Con el paso del tiempo ascendió a puestos como comisionado encargado de Adquisiciones entre el 2013 y el 2015, y Comisionado de Adquisiciones, cargo que ocupa actualmente. Day es el encargado de liderar e implementar proyectos estratégicos para suplir las necesidades de las 55 entidades que entre departamentos, agencias y comisiones conforman la administración municipal.  

El comisionado Day habló con AL DÍA News sobre distintos asuntos que varían desde los esfuerzos de la entidad para mantener la confianza de la ciudadanía, sostener un sistema de oferta competitivo para los contratistas, hasta las oportunidades disponibles para empresas cuyo propietario sea local o represente de una minoría. 

¿En qué benefician las adquisiciones al desarrollo de la ciudad y cómo afecta directamente el departamento a los ciudadanos de Filadelfia?

La misión del Departamento de Adquisiciones es potenciar el dinero de los ciudadanos dándole un buen uso a través de la celebración de contratos por valores competitivos, asignándolos para garantizar que los departamentos puedan prestar los servicios dirigidos a cada individuo o negocio que forme parte de la ciudad de Filadelfia. Para lograrlos, trabajamos en colaboración con casi 60 agencias públicas de la ciudad.

¿Qué hace su departamento para prestar asistencia a contratistas y negocios latinos?

Lo primero que hay que decir es que no somos una entidad fácil de entender, creo que hay mucha confusión alrededor de las contrataciones, bien sea con una comunidad inmigrante o no. Lo que nosotros hacemos es trabajar para simplificar el proceso de contratación pública y crear un lugar donde las personas puedan buscar todas las oportunidades de contrato con la administración municipal.

Actualmente hay entre dos y tres locaciones diferentes a las que pueden asistir y conseguir diferentes oportunidades de contrato por parte de la Ciudad de Filadelfia. Tenemos un proyecto en este momento llamado “Contracts Hub”, que reúne todos los contratos anunciados públicamente en un solo lugar.  

Lo otro en lo que nos enfocamos es en el entrenamiento y el marketing. Así que hemos llevado a cabo entre 20-25 eventos de difusión (de contratos y licitaciones disponibles) promocionados por organizaciones como la Gran Cámara Hispana de Comercio en Filadelfia y la Gran Cámara de Comercio.

¿En qué proyectos se encuentra trabajando ahora el Departamento de Adquisiciones?

Uno de los proyectos en los que hemos estado trabajando es el sistema de adquisiciones llamado “PHL Contracts”. Se trata de un registro de contratos publicado en la página web que te permite acceder a todos los contratos en la ciudad. También hay un componente separado de eso que son los contratos que caducan. Esto te permitirá saber que un contrato está próximo a vencerse en 4 ó 5 meses o incluso en un año. Le permite saber al dueño de un negocio que la Ciudad de Filadelfia probablemente se encuentra ofreciendo una oportunidad entre tres y seis meses antes de que un contrato venza. 

Si hay un contrato con la descripción, el valor y la fecha de expiración que me interese, puedo ir y revisar. También tenemos un centro de servicio al consumidor que se mantiene en contacto con las empresas todo el tiempo. Yo suelo referir a las personas al “PHL Contracts” como punto de partida.

La norma en el departamento es que los contratos son otorgados a empresas que ofrezcan los mejores precios y garantías de realización del trabajo. ¿Por qué esto no ha cambiado desde 1951 cuando su oficina fue creada? 

Estoy a favor del cambio. He estado involucrado en esto desde el principio. El estatuto no se ha tocado desde 1951, en parte porque creo que las cosas eran más sencillas antes y nos hemos anticipado utilizando la relación precio-calidad en nuestros proyectos más complejos. Lo cierto es que la industria ha cambiado. En 1951, no existían los sistemas informáticos como los de ahora. No tenías una construcción que utilizara tecnología de información como se utiliza actualmente. Hay muchos aspectos que debemos evaluar antes de otorgar una licitación: que la empresa está ubicada o no en la ciudad, que si su propietario pertenece a una minoría étnica o si es una mujer... Todos esos factores deben evaluarse a la hora de utilizar el proceso de relación precio-calidad.

¿Podría darnos un ejemplo de cómo se podría utilizar el método de relación precio-calidad?

Primero, podría ser en la tecnología. Puede ser cualquier cosa desde un sistema en el que se compre software y equipos. Debes echar un ojo al equipo, ver su historial en el desarrollo de proyectos y su habilidad de completar un proyecto a tiempo. También debes evaluar su capacidad en términos de si han utilizado subcontratistas mujeres o de minorías y si es una compañía cuyo propietario es una mujer o un representante de una minoría. 

El precio sigue siendo un componente importante porque también le da a la ciudad y al proveedor la posibilidad de negociar.

La otra área es la construcción. Nosotros tenemos proyectos complejos de construcción en la actualidad. Cuando les evaluamos, observamos el componente de seguridad de la compañía, el equipo del proyecto, cuál es su equipo principal. De nuevo, el precio puede ser un componente, pero también influye si van a emplear ciudadanos de Filadelfia, mujeres y minorías. ¿Cuál es el componente de fuerza laboral para ese contrato? Hemos estado haciendo proyectos de construcción de “oferta baja” y nos ha ido bien. Por ejemplo, si tuviéramos que decidir entre dos proponentes: uno, dispuesto a que entre 30 y 40 por ciento de su capital humano sean ciudadanos de Filadelfia; y el otro con voluntad o capacidad de contratar a un 20 por ciento, creo que la respuesta es obvia:  le daríamos preferencia a quien emplee más filadelfianos.

¿Qué clase de entrenamiento y marketing realizan en el Departamento?

Desde septiembre del año pasado empezamos a trabajar en nuestro registro de proveedores. La idea era lograr que los proveedores se registraran en el sistema. Con una base bisemanal, tenemos un entrenamiento de registro de proveedores en nuestras oficinas. También estamos trabajando con tutoriales de video para que no tengan que venir a nuestras oficinas para entrenarse y registrarse. 

También hemos hecho mucho entrenamiento interno en la ciudad. Hemos utilizado un enfoque por fases que incluye el sistema de aprovisionamiento que es interno en la ciudad. Todas estas eficiencias harán el proceso y la obtención de contratos más rápidos.

¿Cuáles son las proyecciones del Departamento?

Quiero ver que Filadelfia se transforme en un modelo de agencia gubernamental en contrataciones. ¿Qué significa esto? Significa que haya más transparencia en nuestros contratos. Eso es simple y fácil de entender, que nosotros (Adquisiciones) hagamos un buen trabajo con nuestros contratistas de todas las etnias a nivel local, estatal e incluso nacional. A veces tenemos contratos para los que no tenemos manufacturas a nivel local. Queremos atraer a esas empresas para que ofrezcan trabajos en la ciudad. Es un ciclo continuo de evaluación de las metas de la administración, para lograr que esos contratos estén disponibles y podamos trabajar en el mejor interés de la ciudad. 

Solamente tres empresas hispanas contactaron el año pasado a su departamento buscando oportunidades de negocio con la ciudad. En otras palabras, la participación de la comunidad latina en la contratación de servicios es prácticamente inexistente. 

Contratos con la administración de filadelfia

El portal de proveedores PHLContracts permite a los vendedores de bienes y servicios:

•Registrarse en la alcaldía de Filadelfia a través de un formulario en línea.

•Mantenga la información de su organización.

•Mantenga información sobre productos y servicios que ofrece.

•Mantenga información de certificaciones y categorías a las que pertenece.

•Vea oportunidades de licitación y responda (con Quotes) en línea.

•Vea contratos activos y busque contratos y licitaciones.

•Vea órdenes de compra (contratos) que le envíen.

•Reciba anuncios de adquisiciones e información directamente de la alcaldía

Todos los licitantes deben completar e introducir un “Cuestionario y declaración financiera para licitantes calificados” en cada concurso de licitación. Los cuestionarios completos deben presentarse en la fecha especificada en la licitación, suelen ser 14 días antes de la apertura del proceso licitatorio.

Algunos ejemplos de oportunidad de concesión emitida por la alcaldía de Filadelfia incluyen, pero no se limitan a:

1. Concesiones de comida en varias locaciones de Fairmount Park.

2. Alquiler de bicicletas.

3. Publicidad para paradas de autobús.

4. Máquinas expendedoras en instalaciones de la ciudad.

Si usted es un concesionario interesado en hacer negocios con la ciudad, regístrese en el Departamento de Adquisiciones. Los proveedores registrados recibirán notificaciones de nuevas oportunidades de concesión una vez sean publicadas.

El Servicio al Consumidor de Adquisiciones mantiene las listas de licitaciones y de proveedores, que son la manera en la que la ciudad contacta a los proveedores interesados en hacer negocios con la ciudad de Filadelfia. También mantiene una lista de Entidades Locales (LBE). Una LBE certificada puede calificar para recibir preferencia en licitaciones aplicables mientras cumplan con las regulaciones.

La unidad de servicios especiales del Departamento de Adquisiciones provee varios servicios a otras agencias de la ciudad, como:

•Gestión del inventario de activos de la ciudad

•Eliminación de excedentes

•Inspección de productos básicos adquiridos bajo contratos de la ciudad

•Inspección y confirmación de entidades locales

•Promoción de las diferentes funciones de la ciudad como licitaciones de adquisición y varios anuncios políticos diferentes ligados a ciclos políticos nacionales, estatales y locales.

Para oportunidades en Adquisiciones e información sobre licitaciones competitivas y de pliego cerrado para suministros, equipos, mantenimiento o servicios de reparación, visite http://wwwphila.gov/procurement/aboutus/Pages

Cualquier información sobre oportunidades de contrato con la Ciudad de Filadelfia puede encontrarse en www.phila.gov/contracts